فوائد التخطيط، والتخطيط هو الوظيفة الأولى للإدارة والتي تعتمد على عملية الإختيار بين البدائل لإجراءات العمل للمؤسسة ككل و لكل قسم أو جزء من أجزائها و لكل فرد من العاملين بها، فقبل القيام بأي مشروع أو عمل جديد تقوم إدارة التخطيط بوضع المخطط الأساسي والخطة الأساسية للعمل والتي على أساسها يتم البدء بالعمل، وبذلك فإن للتخطيط العديد من الفوائد، والسؤال هنا هو ما هي فوائد التخطيط.
فوائد التخطيط
إن عملية التخطيط لها العديد من الفوائد مما جعلها الوظيفة الأولى للإدارة والخطة المبدئية لأي مشروع، ويمكن تلخيص أهم فوائد التخطيط فيما يلي:
- تحقيق الأهداف المرجوة في الوقت المحدد.
- يساعد التخطيط على التخلص من أسباب المشاكل و التأكيد على الأهداف البعيدة المدى.
- مواجهة التغييرات الطارئة حيث أن التخطيط يتعلق بالمستقبل الذي يتصف بالتغير، والتخطيط يضع حلول لكافة المشاكل المستقبلية المحتملة وبذلك يقي من الوقوع في المشاكل.
- تساعد عملية التخطيط في إستغلال الموارد المتاحة بأفضل شكل ممكن والتوفير في الموارد المالية والطاقات البشرية.
- يسهل التخطيط على الفرد كثيراً في إختيار الطريق الملائم له، سواء من قبل الأفراد أو المجموعات.
- يساعد التخطيط في مراقبة سير الأعمال من قبل المدير.
- التخطيط يساعد في التنسيق بين الأعمال المرجو إنجازها وإدارة الوقت بشكل أفضل.
- عملية التخطيط تعمل على زيادة فعالية التنسيق بين كافة الأقسام والإدارات المختلفة.
- يعمل التخطيط على إيجاد القنوات الإتصالية المتعدد في كل الإتجاهات كما يساعد في التنظيم، أي أن كل مركز في الإدارة مسؤول عن تنفيذ الخطة ، يكون مسؤولا عن أي إنحراف حتى يمكن محاسبة المسؤولين عنها من خلال مراجعة التخطيط الخاص بالعملية.
خصائص التخطيط
إن عملية التخطيط تتم من خلال القيام بعدة إجتماعات بين أعضاء فريق العمل من أجل تحديد تفاصيل العمل المقبل من خلال تحديد الوقت اللازم ومهمة كل فرد والحلول البديلة في حالة الفشل، كما يتم وضع خطة شاملة لتحديد الميزانية اللازمة والطاقات البشرية والموارد التي سيتم إستغلالها في العملية، وبهذا فإن عملية التخطيط هي المرحلة الأولى قبل القيام بأي عمل، وهناك العديد من الخصائص لعملية التخطيط من ضمنها:
- أولوية التخطيط: ويعني ذلك أن يكون التخطيط هو العملية الأولى التي تتم قبل أي مرحلة أخرى من تنسيقات وإجراءات للعمل المراد إنتاجه.
- الواقعية في التخطيط: يجب أن تتسم عملية التخطيط بالواقعية بحيث أنه يمكن إجراءها على أرض الواقع دون عوائق لتحقيق الغاية منها.
- شمولية التخطيط: أن يشتمل المخطط للعمل على كل ما يجب القيام به من أول مهمة إلى آخر مهمة مع تحديد التفاصيل في الميزانية والموارد المالية والطاقات البشرية المستهلكة في العمل.
- تنسيق التخطيط: لا يجب أن تكون عملية التخطيط عشوائية وإنما يجب أن يكون هناك تناسق بين الأهداف والوسائل المتبعة في التخطيط.
- المرونة في التخطيط: لابد للخطة عند وضعها أن تكون مرنة وهذا حتى تسهل عملية تعديلها عند إكتشاف أي أخطاء في الخطة عند عملية التنفيذ.
- الإلزام: إن التهاون من قبل الموظفين في عملية وضع الخطة والتخطيط للعمل القادم يسبب الكثير من العوائق عند تحقيق الأهداف المرجوة.
عملية التخطيط
إنه ومن خلال ما سبق ذكره عن فوائد التخطيط، يستنتج الطالب أهمية عملية التخطيط قبل تنفيذ أي عمل، فإنه وبدون التخطيط يصبح العمل غير قابل للتنفيذ كما ويواجه العديد من المشاكل في التنفيذ، ولذا يجب في الخطوة الأولى وضع خطة متكاملة ومتناسقة خاصة إذا كانت الأهداف دقيقة، وتحديد الأهداف المراد تحقيقها من خلال توحيد جهود الإدارات والأقسام والأفراد والمساعدة على القيام بعملية التخطيط على أكمل وجه فهي التي تحدد مدى نجاح العمل من فشله، فالتخطيط له فوائد كثيرة والتي من أهم فوائد التخطيط تحقيق الأهداف المرجوة من العمل.