ماهو مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية

ماهو مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية، حيث يعبر مفهوم الإدارة الإلكترونية عن آليات تحويل الإدارة التقليدية القائمة على العمليات الورقية للمكاتب والمؤسسات إلى عمليات إلكترونية. جودة الخدمة المقدمة في المؤسسات، أصبح التوجه إلى مفهوم الإدارة الإلكترونية ضرورة ملحة مع تحرك العالم بسرعة نحو العالم الرقمي. مفهوم وأبعاد الإدارة الإلكترونية

ماهو مفهوم و أبعاد الإدارة الإلكترونية

تعبر الإدارة الإلكترونية عن مفاهيم إدارة العمل وتكامل المعلومات بين الإدارات المختلفة واستخدام تلك البيانات في توجيه سياسات وإجراءات عمل المؤسسة من أجل توفير الرؤية والمرونة في الاستجابة للمتغيرات الداخلية والخارجية وتنظيم العمل تحقيق أهداف المؤسسة.

تشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من التخطيط والتنفيذ والمتابعة والتقييم. كما تتميز بقدرتها على تطوير البنية المعلوماتية داخل المنظمة وتحديث أنظمة العمل وإيجاد كافة الحلول من أجل تحقيق الأهداف.

بين مكونات نظام الإدارة الإلكترونية

• قسم التخطيط :

  

هدفها: تخطيط مهام المؤسسة وتقييم شامل لأداء المؤسسة وإدارتها وموظفيها على أسس علمية سليمة تتحقق من الدقة في تنفيذ العمليات بما يساهم في ازدهار المؤسسة و زيادة الأرباح

مهامها: ة خطط المنظمة الشهرية أو السنوية وتحديد مدخلات ومخرجات المؤسسة

• إدارة التخصيص:

  

هدفها: مراقبة أداء المؤسسة من خلال تنفيذ وتقييم المهام.

مهامها: توجيه المهام والتكليفات الداخلية من رؤساء الأقسام أو مديري الأقسام للموظفين، ومتابعة الأداء داخل المؤسسة

• إدارة المعرفة :

  

هدفها هو إدارة المحتوى المعلوماتي

مهامها: ة الأنشطة والمهام التي تؤديها الإدارة داخل المؤسسة وأرشفتها خلال فترات زمنية محددة أسبوعية أو شهرية أو سنوية، مما يمكن الموظفين والإدارات من الرجوع إلى أي محتوى معلوماتي محفوظ على النظام.

• ادارة الزبائن:

  

هدفها: الحفاظ على بيانات العملاء مع المؤسسة

مهامها: توثيق اللقاءات الخارجية التي تعقد بين موظفي المؤسسة والجهات الخارجية سواء الأفراد أو المؤسسات الأخرى في المجتمع مما يسهل الرجوع إليها والاستفادة منها وتوثيق آراء المستفيدين وتطوير العلاقات معهم.

• إدارة الوثائق:

  

هدفها: توثيق مراسلات المؤسسة وسهولة الحفظ والاسترجاع في إطار من السرية المتعلقة بحفظ وثائق المؤسسة.

مهامها: حفظ وتخزين جميع المراسلات المتبادلة بين المؤسسة والجهات الخارجية التي تتعامل معها مما يتيح سهولة استرجاع وعرض المراسلات.

• إدارة الاجتماعات:

  

هدفها: التوثيق الإلكتروني للاجتماعات الداخلية لسهولة استرجاع ومتابعة سير العمل في المؤسسة

مهامها: حفظ الوثائق لاجتماعات المؤسسة على مختلف المستويات الإدارية

• إدارة الأنشطة والفعاليات:

  

هدفها: تحقيق التنظيم والتعاون والتنسيق بين كافة كيانات المؤسسة بحيث لا يتعارض توقيت حدث مع آخر وتفعيل مشاركة العاملين في المؤسسة.

مهامها: التعرف على الأحداث والمناسبات المهمة التي تنظمها المنظمة أو تشارك فيها سواء على المستوى الداخلي أو الخارجي.

• إدارة الاتصالات الإلكترونية:

  

هدفها: تسهيل تبادل الرسائل بين أعضاء المؤسسة بسرعة وسهولة، وتوفير أكبر قدر من أمن وسرية المعلومات.

مهامها: تبادل رسائل البريد الإلكتروني للموظفين داخل المنظمة

• إدارة الخدمات الإلكترونية

  

أهدافها: تفعيل التواصل بين العاملين في المؤسسة إلكترونياً وتجاوز الحواجز المكانية والزمانية داخل المؤسسة.

مهامها:

1 دائرة الحوار: تتم من خلال تقديم موضوع عام أو اقتصادي أو اجتماعي أو ثقافي لإزالة الحواجز بين موظفي المؤسسة وقياس الرأي حول الخدمات.

2 الأجندة الإلكترونية: لتنظيم المواعيد وتسجيل أهم الأحداث اليومية وتوحيد نماذج العمل المستخدمة من خلال توحيد الشكل العام للمخرجات من التقارير والدراسات ونماذج العمل الداخلية.

3 الإعلان عن أنشطة الإدارات: تقديم لمحة عامة عن أهم الأنشطة التي تقوم بها قطاعات وإدارات المؤسسة

4 العروض التقديمية الإلكترونية: استقرار جميع العروض التقديمية الإلكترونية التي يتم إجراؤها في المؤسسة لضمان استمرارية الاتصال وتسلسل الأفكار بين الموظفين

اذكر معوقات الإدارة الإلكترونية للدولة

• عدم وجود البنية التحتية اللازمة ووسائل الاتصال المناسبة وسرعة الإنترنت
• قلة الكوادر المؤهلة لاستخدام التقنيات والقيام بعملية التطوير والدعم الفني للأنظمة
• نقص الأموال للمعدات
• تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق وانعدام الشفافية والتلاعب بالمعلومات