عدد مراحل إعداد الخطة لاي مشروع، إذا كنت مسؤولاً عن مشروع، فهذا شيء جيد! ولكن قبل أن تبدأ مشروعك فعليًا، ستحتاج إلى خطة مشروع. على الرغم من أنه قد يكون من المغري القفز مباشرة إلى مشروعك ومعرفة الأشياء أثناء تقدمك، إلا أنه سيكون لديك نتائج أفضل بكثير إذا قمت بإنشاء خطة مشروع أولاً وعملت حول مراحل إنشاء هذا المشروع. بدون خطة المشروع الأساسية، قد يكون فريقك بلا اتجاه، أو أسوأ من ذلك، يتجه في اتجاهات متعددة لا تخدم العمل.
عدد مراحل إعداد الخطة لاي مشروع
فيما يتعلق بالإدارة، فإن المضي قدمًا بدون خطة مشروع يعرضك لخطر تجاوز الموارد المتاحة والفشل في تحقيق أهداف العميل. تضمن خطة المشروع أيضًا مشاركة جميع أصحاب المصلحة في نفس الرؤية وتحديد أهداف قابلة للقياس لمشروعك. بالإضافة إلى خلق تواصل قوي بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، مما يساهم ويعمل كأساس لشفافية المشروع.
خطة المشروع، المعروفة أيضًا باسم خطة إدارة المشروع، هي المستند الذي يصف كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه. يحدد هذا أيضًا أهداف المشروع ونطاقه ويعمل كنقطة مرجعية رسمية لفريق المشروع والشركة الأكبر وأصحاب المصلحة. تم إنشاؤه أثناء مرحلة تخطيط المشروع وهو عبارة عن تجميع للعديد من المستندات الأخرى. إنه أكثر من مجرد جدول زمني أو قائمة مهام، على الرغم من أنه يشمل تلك الأشياء. تتم الموافقة على خطة إدارة المشروع رسميًا في بداية المشروع ثم يتم تحديثها تدريجيًا طوال عمر المشروع.
عدد مراحل إعداد الخطة لأي مشروع
اتبع هذه المراحل التسع لإدارة ما بعد المشروع، وأنت في طريقك ليس فقط لكيفية التخطيط لمشروع عبر الإنترنت ولكن لجعل مشروعك ناجحًا بشكل عام.
تحديد جميع أصحاب المصلحة
يحتوي مشروعك على العديد من أصحاب المصلحة، ولن يشارك جميعهم في كل تفاصيل المشروع. يشمل أصحاب المصلحة في المشروع أيضًا:
- عميلك.
- المستخدمين النهائيين للمنتج.
- الشركة وقادتها.
- الفريق العامل مباشرة على المشروع.
كيفية تحديد الأدوار والمسؤوليات من أهم مراحل إعداد الخطة لأي مشروع
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة، تحتاج إلى تحديد المهارات والكفاءات الأساسية لإدارة المشروع المطلوبة للمشروع. عندما تكون لديك هذه القائمة، يمكنك تحديد الأدوار وتعيين المسؤوليات لأصحاب المصلحة الفرديين. لكن تذكر أن الدور مختلف بالنسبة للشخص نفسه. في بعض الحالات، يمكن لشخص واحد أن يؤدي أدوارًا متعددة، مثل وجود جهة اتصال في حالات الطوارئ، وهو دور يضيف بضع ساعات إضافية إلى جدول الشخص. في حالات أخرى، قد يقوم العديد من الأشخاص بملء أدوار متطابقة، على سبيل المثال عندما يتطلب مشروعك العديد من مهندسي البرامج. تشمل الأدوار النموذجية أيضًا:
- راعي المشروع.
- مدير المشروع.
- وأعضاء فريق المشروع.
ستختلف الأدوار المنسوبة إلى أعضاء فريق المشروع اعتمادًا على مشروعك، ولكن تأكد من تضمين دور علاقات الموردين ودور علاقات العملاء.
يعتبر عقد الاجتماع الافتتاحي من أهم المراحل في إعداد الخطة لأي مشروع
من أهم مراحل إعداد الخطة لأي مشروع هو الاجتماع الافتتاحي وهو:
- فرصة لجمع جميع أصحاب المصلحة معا.
- قدم رؤية للمشروع يمكن للجميع دعمها.
- وفرصة لتقديم مقدمات وإقامة علاقات عمل جيدة.
في هذه المرحلة، لم يتم تحديد تفاصيل المشروع، لذلك يجب عليك تضمين مناقشة حول نطاق المشروع والميزانية الزمنية والأهداف في جدول أعمال الاجتماع. هذا أيضًا عندما يتم الإعلان عن الأدوار وشرح خطة الاتصال. يحدد الاجتماع الافتتاحي أيضًا نغمة علاقة العمل بين أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
كيفية تحديد نطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني
بعد البداية الرسمية، حان الوقت لتحديد ثلاثة مفاهيم مهمة:
- نطاق المشروع.
- هبة.
- والجدول الزمني لمشروعك.
يستحق كل عنصر من هذه العناصر شرحًا تفصيليًا خاصًا به على النحو التالي:
- النطاق: يخبرك نطاق المشروع بما سنفعله (وما لا نفعله) في ضوء طلبات العميل والرؤية التي ناقشها الفريق.
- الدخل: مراعاة النطاق والموارد المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع، وما هي التكلفة المالية المتوقعة للمشروع.
- الجدول الزمني: يوضح الجدول الزمني للمشروع مراحل مشروعك وطول الفترة الزمنية التي يمكنك توقع إكمالها بشكل معقول.
الأهداف وامنحها الأولوية
تتمثل إحدى مراحل إعداد الخطة لأي مشروع في تحديد أهدافك وأولوياتك. بمجرد فهم فريقك لأهداف المشروع وتحديد مراحل تحقيق تلك الأهداف، قم بتقسيم الأهداف الرئيسية لمشروعك إلى أهداف ومهام فردية، وتحديد أولويات المهام حسب الأهمية والتبعيات، ووضع نظام لضمان الإجراءات التصحيحية عند الأهداف لم يتم تحقيقها في الوقت المحدد. قد تحتاج أيضًا إلى تعديل جدولك الزمني في ضوء أهدافك.
حدد الإخراج
التعريف الذي قدمه معهد إدارة المشروع، هو “أي منتج فريد يمكن التحقق منه أو نتيجة أو قدرة أداء خدمة يتم إنتاجها لغرض إكمال عملية أو مرحلة أو مشروع.” بمعنى آخر، يمكن أن يكون الإخراج:
- منتج.
- نتيجة العملية.
- أو القدرة المتوقعة على العمل.
يتم تحديد مخرجات المشروع حسب أهداف المشروع وهي جزء أساسي من خطة المشروع. إذا كان هدف العميل هو أن يدير المستخدمون النهائيون المحتوى الخاص بهم. على سبيل المثال، قد تكون المخرجات جزءًا من البرنامج الذي يمكّن المستخدمين من إدارة المحتوى بالإضافة إلى المواد التدريبية للموظفين والمستخدمين النهائيين حول كيفية استخدام المحتوى الذي تم إنشاؤه حديثًا عبر البرنامج.
أنشئ جدولاً زمنيًا للمشروع
جدول المشروع هو وثيقة مفصلة تشمل:
- الجدول الزمني للمشروع.
- الموارد التنظيمية المطلوبة لإكمال كل مهمة.
- وأي معلومات أخرى مهمة لإدارة الفريق.
كما يجب أن تكون شاملة وسهلة الفهم. لإنشاء جدول مشروع:
- قسّم مراحل مشروعك إلى مهام وأنشطة فردية.
- حدد التبعيات.
- سلسلة من الأنشطة.
- تقدير الموارد المطلوبة ومدة كل مهمة.
قد تكشف المعلومات التي تجمعها في هذه العملية عن التعديلات المطلوبة في الأدوار والجدول الزمني و / أو الميزانية. هذه خطوة مهمة في إعداد الخطة لأي مشروع بسيط وجزء مفيد من العملية. من الأفضل أيضًا إجراء هذه التعديلات قبل بدء المشروع بدلاً من أسابيع أو أشهر.
تقييم المخاطر أيضًا من أهم المراحل في إعداد الخطة لأي مشروع
المخاطر هي مشكلة قد تظهر أو لا تظهر على مدار مشروعك. من المهم تحديد المخاطر وتخفيفها في إدارة المشروع في مرحلة التخطيط بدلاً من أن تفاجأ لاحقًا. اعقد اجتماعًا أو اطلب نظرة ثاقبة من جميع أعضاء الفريق حول المخاطر التي يجب عليك مراعاتها. تشمل مجالات الخطر أيضًا:
- نطاق المشروع.
- الموارد (الموظفين والمالية والمادية).
- تأخير المشروع.
- فشل التكنولوجيا أو الاتصالات.
لا توجد طريقة للتحكم في جميع المخاطر المحتملة، ولكن التفكير فيها مسبقًا يمكن أن يحميك من فشل المشروع.
وضح خطة المشروع
بمجرد تجميع خطة مشروعك، تأكد من توصيلها بوضوح إلى الفريق وجميع أصحاب المصلحة الآخرين. ربما تكون قد أنشأت خطة اتصال للمشروع عندما جمعت جدول مشروعك. إن إنشاء قنوات اتصال قوية وتوقعات لتواصل المشروع أمر بالغ الأهمية أيضًا. بصفتك مدير مشروع، تأكد من تصميم نوع الاتصال الذي تتوقعه من جميع أصحاب المصلحة
ماهي أهمية تحديد مراحل إعداد الخطة لأي مشروع
يعد تخطيط المشروع مرحلة حاسمة تأتي مباشرة بعد بدء مراحل إدارة المشروع. من خلال التخطيط السليم، يمكنك تبسيط المشروع بأكمله في سلسلة من الخطوات لضمان توفر جميع الموارد في الوقت المحدد.