خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها، مع التحول والتطور الرقمي الكبير الذي أصبح العام يشهده مؤخراً وفق يومنا الحاضر، إلى جانب وتطور جميع مناحي الحياة فيه والاتجاه نحو الميكنة، أصبح من الضروري على الشركات والمؤسسات وحتى الأنظمة تطوير الإدارة المنتظمة وتحويلها إلى إدارة إلكترونية لما لها من الدقة والسرعة والتكلفة المنخفضة مقارنة بالأوراق التي كانت ترهق العمال وتبطئ سير العمل، حيث تسعى الإدارة الإلكترونية إلى بناء هيكل حاسوبي يربط جميع المقرات الرئيسية ومكاتب المؤسسة التي تعتمد على العنصر الآلي في العمليات على البيانات أكثر من العنصر البشري الذي تنحصر مهمته في التحكم في الكمبيوتر وتوجيه الأوامر إليه، وفي هذا السياق سنتعرف على خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها.
تعريف الإدارة
الإدارة هي عملية تنسيق العوامل البشرية والمادية للإنتاج باستخدام وظائف: التنظيم، والقيادة،
التوجيه والتحكم للوصول إلى الهدف المنشود في أقل وقت وجهد وتكلفة وأكثر كفاءة وإدارة يقوم عليها
مهارة جيدة في تطبيق قواعد علم الإدارة. تتميز الإدارة بأنها:
- علم يتضمن مجموعة من القواعد والمبادئ، وفن يشير إلى المهارة في تطبيق العلم للحصول على أفضل النتائج
- مهمة الإدارة هي تحقيق الأهداف المحددة للمنظمة
- يجب أن تكون الإدارة فعالة وفعالة لإدارة المنظمة والوصول إلى الأهداف
- الإدارة عملية مستمرة لا تتوقف حتى يتوقف نشاط المؤسسة
- الإدارة نشاط بشري، وليس نشاطًا ميكانيكيًا.
تعريف الإدارة الإلكترونية
الإدارة الإلكترونية هي نظام متكامل لإدارة الموارد وهي من الأنظمة الإدارية التي تدعمها التقنيات الحديثة لتكنولوجيا المعلومات.
ابتكار الحلول والانتقال إلى مرحلة الإجراء، حيث يتم تسليم المعلومات الصحيحة للمستخدم في الوقت المناسب
مما يساعده في عملية التخطيط واتخاذ القرار ورسم السياسات والمتابعة وتصحيح المسار.
خصائص نظام الإدارة الإلكترونية
- تخفيض التكاليف: حيث يتم دفع جميع تكاليف المعدات في البداية لتحويل الإدارة إلى إلكترونية، يتم توفير الميزانيات الضخمة من تكاليف المعاملات الورقية وتكاليف النقل والتأخير وغيرها
- تحقيق الشفافية داخل المؤسسة نتيجة لوجود رقابة إلكترونية تضمن محاسبة دورية لجميع الإدارات
- التقليل من جوانب الإنفاق سواء كان التأخير المادي أو الزمني في متابعة العمليات الإدارية المختلفة وتقليل معوقات اتخاذ القرار من خلال توفير قاعدة بيانات وربطها بمراكز اتخاذ القرار.
- تبسيط الإجراءات من خلال الاستخدام الأمثل للمعلومات المتاحة بين الإدارات مما يسهل عمل الموظفين ويلبي احتياجات العملاء بطريقة سهلة وسريعة
- توظيف التكنولوجيا لدعم وبناء ثقافة مؤسسية إيجابية لجميع الموظفين
- زيادة الكفاءة حيث يؤدي التطوير الإداري والتغيير التنظيمي وتحسين البيانات والأنظمة التي توفرها الإدارة الإلكترونية إلى المعالجة الفورية للمتطلبات والدقة والسرعة في إتمام المعاملات.
أهداف نظام الإدارة الإلكترونية
- تطوير الإدارة العامة: تقليص الأعمال الورقية وربط الإدارات
- تحسين الخدمات: من خلال سهولة الوصول إلى المعلومات
- تخفيض المصاريف: مصاريف ورقية ومصاريف نقل من خلال تكامل الأنظمة والعمل الالكتروني
- تحسين المنافسة الاقتصادية: باستخدام الإنترنت للتجارة العالمية، والسماح لجميع الشركات بالدخول في المنافسة.
وظائف الإدارة الإلكترونية
تتلخص المهام التي تؤديها الإدارة الإلكترونية في الآتي:
- التخطيط للتنبؤ بالمستقبل وتطوير الخطط المستقبلية من خلال الحقائق والمعلومات الحالية، حيث يتم تطوير الأدوات والاستراتيجيات ووضع السياسات اللازمة لتحقيق الأهداف
- التنظيم من خلال تحديد الأنشطة والمهام المراد إنجازها لتحقيق الأهداف، ثم تقسيمها وتوزيعها على الإدارات وبناء الهيكل التنظيمي للمؤسسات.
- التوجيه تهدف هذه الوظيفة إلى توجيه وتحفيز الموظفين في المؤسسة لتحقيق أفضل النتائج واستخدام مهارات الاتصال والقيادة والتفاعل بين الرؤساء والمرؤوسين.
- المراقبة للتأكد من أن الأداء الفعلي يسير وفق الخطط الموضوعة لتحقيق الأهداف المحددة، وكذلك اكتشاف أوجه القصور والعمل على اتخاذ الإجراءات اللازمة لتلافيها وتصحيحها ومواجهتها بالشكل المناسب.
وبهذا نختتم مقالنا اليوم الذي تطرقنا عبر سطوره السابقة حول خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها، نتمنى أن نكون قدمنا المعلومات الكافية حول هذا الموضوع.